Een bericht van de overheid. En dan?

Donderdagmiddag bereikte ons het bericht dat de overheid vergaande maatregelen treft om verspreiding van het Coronavirus in te dammen. Wat betekende dat voor de activiteiten (niet al te groot, bescheiden van omvang) waar ik bij betrokken ben?

'Wat doe je nou eigenlijk als je 'communicatie doet'; iedereen communiceert toch?'

Die opmerking hoor ik nog wel eens en het illustreert dat sommige mensen niet beseffen wat het vak allemaal met zich meebrengt. Zeker niet in deze dagen waarin het Coronavirus zich van zijn meest duistere kant laat zien.

Allereerst is het belangrijk te weten dat elke organisatie, ook als er geen crisis is, continu haar omgeving in de gaten zou moeten houden: wat gebeurt er in de wereld rondom de organisatie, met haar klanten, met haar belanghebbenden, stakeholders, medewerkers?

In een 'normale' situatie is dat, ik chargeer: 'business as usual'. Niet dat het in normale omstandigheden niet hectisch is of hoeft te zijn, maar veel is te plannen.

Zo zullen veel organisaties zich de afgelopen tijd bezig hebben gehouden met de vraag: wat te doen als we serieus te maken krijgen met de gevolgen van het virus of de maatregelen die er tegen worden getroffen?

In het gunstigste geval liggen er (communicatie)draaiboeken klaar, soms worden de acties ter plekke verzonnen en als het goed is worden daar altijd mensen uit het communicatieveld bij betrokken. Want er moeten vragen beantwoord worden: wie wordt op welk tijdstip geïnformeerd?. Wat moeten we 'ze' vertellen? Via welke kanalen? Hebben we alternatieven klaarliggen? Kunnen we anders werken? Zijn we op uitval van personeel, teruglopende verkopen of diensten voorbereid? Hoe en wat communiceren medewerkers naar de buitenwereld?

Bij het bepalen van wat intern en extern gecommuniceerd wordt behoren ook de best mogelijk inzichten over de mogelijke gevolgen die deze communicatie heeft voor bedrijfsvoering en de continuering daarvan.

Zo ook voor de activiteiten die ik mede organiseerde

De vragen en uit te zetten acties stapelden zich sinds de persconferentie van de Minister-President op. Gaan we de activiteiten door laten gaan: ja of nee? Kunnen we ons besluit onderbouwen, verdedigen en verantwoorden? Hebben we antwoorden klaar als er vragen komen? Wie gaat die dan beantwoorden en gaan we dat telefonisch doen of via een bericht op de website of social media? Gedrukte pers misschien?

Wie gaan we vervolgens informeren: aangemelde vrijwilligers? 'Iedereen'? Welke kanalen kiezen we daarvoor: telefoon, e-mail? (social) media?

Ja, maar: wat als sommige vrijwilligers geen computer hebben, bereiken we dan wel iedereen? Is iedereen die informatie moet delen bereikbaar en heeft hij of zij de juiste en meest actuele informatie? Gaan we een vervolgactiviteit inplannen en zo ja: hoe en wanneer communiceren we daarover?

Vragen roepen om antwoorden. En snel een beetje.

U merkt: ik stel veel vragen. En dat moet ook, want op al die vragen moet een organisatie antwoorden kunnen geven als het nodig is. In crisiscommunicatie het liefst zo snel mogelijk, maar wel met beleid.

In het spel tussen beslissingen nemen op topniveau en de boodschap brengen aan de binnen- en buitenwereld is een communicatiespecialist of verantwoordelijke een cruciale, onmisbare schakel. Hij of zij moet weten wat er in de (top van) de organisatie en daarbuiten leeft.

Ik wil mijn enorme bewondering uitspreken voor alle mensen die zich deze dagen inzetten om de gevolgen van het virus en de daaruit volgende maatregelen het hoofd moeten bieden. De mensen in de zorgsector, overheden, culturele instellingen, sportorganisaties enz. enz.

Zet ‘m op!

Blogs
Recente Blogs
Archief
Zoeken via tags
Volg ons
  • Facebook Basic Square
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Social Icon
  • Facebook
  • Twitter
  • Linkedin

© 2016 Ermers Communicatie
info@ermers-communicatie.nl

Telefoon: 0654 670 686

Kamer van Koophandel-nummer: 63759640

BTW-nummer: NL 116677703B01

Bankrekening: NL07 INGB 0002 9727 50